FAQs
Responem als teus dubtes
Mostrem algunes consultes comunes que sorgeixen abans d’implantar la signatura electrònica en el teu negoci.
Firma Electrònica
EN BLANC
1 | Què és la signatura electrònica?
La signatura electrònica és l’equivalent electrònic al de la signatura manuscrita. S’utilitza en els processos de signatura de documents en línia perquè siguin fàcils d’usar i legalment vinculants entre les parts signants.
La signatura electrònica és legalment vinculant i està regida segons el sistema europeu de reconeixement d’identitats electròniques (conegut per les sigles en anglès eIDAS -Electronic IDentification, Authentication and trust Services-) és un Reglament de la UE sobre / un conjunt de normes per a la identificació electrònica i els serveis de confiança per a transaccions electròniques. Es va establir en el REGLAMENT (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENT EUROPEU I DEL CONSELL de 23 de juliol de 2014 relatiu a la identificació electrònica i els serveis de confiança per a les transaccions electròniques en el mercat interior i per la qual es deroga la Directiva 1999/93 / CE.
S’usen per a signar qualsevol tipus de document (contractes, comandes de compra, comandes de venda, acords, préstecs, lloguers, contractes d’arres ..)
Els beneficis són molts, des de l’estalvi de costos i temps, reducció de contaminació per estalvi de consumibles i desplaçaments, comoditat per a tothom.
2 | Existeixen diferents tipus de signatura electrònica?
Sí, hi ha 3 tipus de signatura electrònica segons el Reglament Europeu núm 910/2014 eIDAS. Aquesta regulació ha fixat unes regles específiques per als serveis de confiança. En concret, defineixen als tres tipus de firmes electrònica com:
Signatura electrònica simple: es defineix de la següent manera: “les dades en format electrònic annexes a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signatari per signar”. Per exemple, signar un document i enviar-lo escanejat per correu electrònic, o acceptar els termes d’ús d’un lloc web. No hi ha cap evidència sobre qui ha estat el signant de el document.
Signatura electrònica avançada: és considerada com “la signatura electrònica que compleix els requisits previstos en l’article 26”. Aquests requisits són:
a | estar vinculada al signant de manera única;
b | permetre la identificació del signant;
c | haver estat creada utilitzant dades de creació de la signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu
d | estar vinculada amb les dades signades per la mateixa de manera tal que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable».
Aquestes característiques de la signatura electrònica avançada atorguen una seguretat completa i d’alt nivell en els processos de signatura i contractació. El fet destacable és la integritat del contingut signat, sent aquest tipus de signatura la qual assegura que el document signat no ha estat modificat ni s’ha canviat la identitat de la persona signant.
Signatura electrònica qualificada: “una signatura electrònica avançada que es crea mitjançant un dispositiu qualificat de creació de signatures electròniques i que es basa en un certificat qualificat de signatura electrònica”. És a dir, la signatura electrònica qualificada és aquella basada en clau pública que empra, a més, un dispositiu segur de creació de signatura i un certificat qualificat.
La signatura electrònica MyRubric és una signatura electrònica avançada.
3 | Quines són les principals diferències entre la signatura Simple, Avançada i Qualificada?
La signatura electrònica avançada és un dels tres tipus de signatura més estès. Aquesta firma presenta diferències substancials amb els altres dos tipus: la signatura electrònica simple i la signatura electrònica qualificada.
La principal diferència amb la signatura electrònica simple resideix en la identificació de la persona signant. Aquest tipus de signatura simple no té l’obligació de crear un patró d’identificació de la persona que firma, mentre que a l’avançada és un requisit indispensable.
Quant a la seva relació amb la signatura electrònica qualificada, totes dues comparteixen totes les característiques i usos de l’avançada. El fet diferencial rau en la creació de la signatura. S’utilitza un dispositiu qualificat de signatures electròniques per a la seva creació. Un maquinari específic i regulat per la legislació que ha de tenir el signant per realitzar la signatura.
Seguretat i Privacitat amb MyRubric
EN BLANC
4 | Quina és la normativa de la signatura electrònica aplicable a MyRubric?
El procés de signatura electrònica de MyRubric segueix les normatives de la Unió Europea Reglament eIDAS de la Unió Europea (UE No.910 / 2014), atorgant la validesa necessària perquè sigui legalment vinculant.
5 | Els documents signats electrònicament amb MyRubric són legalment vàlids?
Sí. MyRubric ofereix als usuaris un sistema de signatura biomètrica, en categoria avançada per poder garantir als usuaris un servei segur. Aquest tipus de signatura permet identificar el signant de manera única, suposant una garantia jurídica superior respecte a la signatura simple, encara que totes dues són vàlides i legals a tota la UE, segons el Reglament eIDAS de la Unió Europea (UE No.910 / 2014) .
Les característiques aplicables a la signatura de MyRubric compleixen els requisits exposats per l’article 26 del Reglament 910/2014, en concret:
a | Estar vinculada al signant de manera única.
b | Permetre la identificació de la persona signant.
c | Haver estat creada utilitzant dades de creació de la signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu.
d | Estar vinculada amb les dades signades per la mateixa de manera tal que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.
Durant el procés de signatura es recopila informació que permet identificar el dispositiu utilitzat, així com la biometria de la signatura (el traç de la rúbrica), aquesta informació s’encripta mitjançant una clau asimètrica i s’incrusta en el document final. La clau d’encriptació es custodia usant un servei de custòdia de claus d’alta seguretat contractant una empresa especialitzada.
Les comunicacions entre els usuaris i la plataforma es realitzen usant protocols de comunicació segurs (SSL).
Addicionalment, el document es signa amb un certificat electrònic i s’aplica un segellat de temps (Timestamp) emès per una autoritat certificada (TSA), que protegeix el document davant de possibles alteracions i permet comprovar en el futur la integritat d’aquest.
MyRubric emmagatzema una còpia dels segellats de temps emesos com una evidència més del procés de signatura electrònica.
6 | Què és l'evidència electrònica o el document probatori (Audit Trail)?
MyRubric recopila informació durant tot el procés de signatura i en acabar genera un document probatori o Audit Trail amb les evidències electròniques que inclouen:
- El nom dels signants del document
- El nom del document i la identificació únic de la mateixa
- Els passos seguits per a la signatura del document
- L’adreça de correu electrònica associada als signants
- Per a cada dispositiu involucrat en el procés:
· La geolocalització
· Adreça IP
· User agent
· Browser fingerprint
· Marca de temps
Totes aquestes evidències electròniques aporten validesa legal al procés i s’emeten al cap d’uns segons després que l’últim signant del document l’hagi signat.
7 | Com assegurem la integritat dels arxius signats?
Per garantir la integritat tant de la signatura electrònica avançada com de les evidències electròniques recollides durant el procés de signatura, s’aplica un segell de temps oficial reconegut a la Unió Europea a través d’una Autoritat de Segellat de Temps Oficial, que actua com a tercer de confiança per assegurar que totes les dades van existir i no han estat alterats des d’un instant específic en el temps.
L’Autoritat de Segellat de Temps garanteix per tant la integritat de les evidències electròniques, que la signatura està vinculada únicament al signant i l’evidència documental proporciona informació addicional sobre la signatura (hora, correu electrònic, IP, número de telèfon, adreça, geolocalització, …).
8 | A on estan emmagatzemats els documents?
Tots els documents s’emmagatzemen en contenidors encriptats i independents per a cada client en el Cloud d’MyRubric, allotjat en servidors de Microsoft Azure.
El nostre proveïdor de Cloud, compleix amb els estàndards de seguretat més exigents: ISO 27001, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC3, FedRAMP, HITRUST, MTCS, IRAP, and ENS.
9 | Quant temps s'emmagatzemen els documents signats?
Funcionalitats de MyRubric
EN BLANC
10 | Com és el procés de signatura amb MyRubric?
El model de signatura establert en MyRubric permet a l’usuari (emissor de el document) enviar a través de la seva plataforma un document a una tercera persona (o més), mitjançant la seva adreça de correu electrònic, delimitant l’espai perquè el destinatari inclogui la seva signatura biomètrica. El procés de signatura segueix un ordre seqüencial per sol·licitar les signatures, el document no passa a el següent signant mentre no hagi signat el primer.
Un cop signat el document el signant com l’usuari emissor de MyRubric rebran una còpia de el document signat, on quedarà reflectida la signatura realitzada en el document juntament amb document probatori o Audit Trail.
11 | Puc utilitzar MyRubric a l'smartphone o tablet?
Sí. La nostra aplicació està basada en la web, és totalment compatible amb qualsevol ordinador, portàtil, PC o dispositiu mòbil amb connexió a Internet.
No cal instal·lar cap programari addicional per als emissors o els destinataris de documents per signar-los electrònicament.
12 | Quins idiomes admet MyRubric?
MyRubric és una plataforma multiidioma i ofereix la possibilitat d’enviar i signar documents en castellà, català i anglès. Al crear un contacte tens l’opció de seleccionar l’idioma preferit per cada destinatari en la comunicació i missatges que rebrà durant el procés de signatura.
La pròpia aplicació MyRubric també està disponible en castellà, català i anglès i es pot definir a nivell d’usuari.
13 | Quins formats de document admet MyRubric per a les signatures electròniques?
Amb MyRubric pots pujar documents de Microsoft Word, PDF, i OpenOffice o qualsevol altre format comú des de l’ordinador.
14 | Hi ha límits per als signants d'un document?
No hi ha límits per als signants en un mateix document.
15 | Cal que totes les persones que signen un document tinguin un compte de MyRubric?
No, els destinataris dels teus documents no necessiten un compte per signar. Els teus documents s’enviaran per correu electrònic des de noreply@myrubric.com i els destinataris podran revisar el document, seleccionar una signatura i completar el procés de signatura sense necessitat de tenir un compte amb nosaltres.
16 | Com es signen els documents amb MyRubric?
Els destinataris d’un document fan clic a un enllaç per obrir el document en un dispositiu amb connexió a Internet (com un telèfon mòbil, tablet o ordinador). Les etiquetes i instruccions guien a l’usuari per tot el procés de signatura. El destinatari fa clic a finalitzar per guardar el document signat.
MyRubric automàticament envia un correu amb la còpia del contracte quan tots els destinataris hagin signat.
17 | Com puc conèixer l'estat d'un document enviat per signar?
MyRubric inclou, en la interfície d’usuari, un panell de control que pots utilitzar per veure l’estat dels documents, inclòs el punt del procés de signatura en què es troba cada un d’ells. També tens a la teva disposició l’ús de documents probatoris (Audit Trial).
18 | Com puc accedir als documents un cop signats?
19 | Quin suport al client ofereix MyRubric?
El nostre personal de suport es pot contactar de 9 a 21h de dilluns a divendres:
- Telefònicament: + 34-930 005 144
- Correu electrònic: soporte@myrubric.com
Tarifació i condicions de MyRubric
EN BLANC
20 | Mètodes de pagament de MyRubric?
El mètode de pagament establert en MyRubric és per targeta de crèdit o dèbit (Visa, Mastercard, Maestro, American Express, Apple Pay, Google Pay).
El model actual de pagament de MyRubric és de prepagament, i en el format de paquets d’enviament de documents.
Cada document enviat al signar es descompta del compte del client – emissor, sense importar el nombre de signants inclosos a l’arxiu.
21 | Quan caduquen els packs de documents contractats?
Els packs de documents contractats tenen una caducitat d’1 any des de la data de contractació.