FAQs

Damos respuesta a tus dudas

Mostramos algunas consultas comunes que surgen antes de implantar la firma electrónica en tu negocio.

Firma Electrónica

 

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1 | ¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es el equivalente electrónico al de la firma manuscrita. Se utiliza en los procesos de firma de documentos en línea para que sean fáciles de usar y legalmente vinculantes entre las partes firmantes.

La firma electrónica es legalmente vinculante y está regida según el sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas (conocido por sus siglas en inglés eIDAS —electronic IDentification, Authentication and trust Services—) es un Reglamento de la UE sobre / un conjunto de normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas. Se estableció en el REGLAMENTO (UE) Nº 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE.

Se usan para firmar cualquier tipo de documento (contratos, pedidos de compra, pedidos de venta, acuerdos, préstamos, alquileres, contratos de arras ..)

Los beneficios son muchos, desde el ahorro de costes y tiempo, reducción de contaminación por ahorro de consumibles y desplazamientos, comodidad para todo el mundo.

2 | ¿Existen diferentes tipos de firma electrónica?

Si, existen 3 tipos de firma electrónica según el Reglamento Europeo nº 910/2014 eIDAS. Esta regulación ha fijado unas reglas específicas para los servicios de confianza. En concreto, definen a los tres tipos de firmas electrónica como:

Firma electrónica simple: se define de la siguiente forma: “los datos en formato electrónico anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el signatario para firmar”. Por ejemplo, firmar un documento y enviarlo escaneado por correo electrónico, o aceptar los términos de uso de un sitio web. No existe ninguna evidencia sobre quien ha sido el firmante del documento.

Firma electrónica avanzada: es considerada como “la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26”. Estos requisitos son:

a | estar vinculada al firmante de manera única;

b | permitir la identificación del firmante;

c | haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo

d | estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable».

Estas características de la firma electrónica avanzada otorgan una seguridad completa y de alto nivel en los procesos de firma y contratación. El hecho destacable es la integridad del contenido firmado, siendo este tipo de firma la que asegura que el documento firmado no ha sido modificado ni se ha cambiado la identidad del firmante.

Firma electrónica cualificada: “una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica”. Es decir, la firma electrónica cualificada es aquella basada en clave pública que emplea, además, un dispositivo seguro de creación de firma y un certificado cualificado.

La firma electrónica MyRubric es una firma electrónica avanzada.

3 | ¿Cuáles son las principales diferencias entre la firma Simple, Avanzada y Cualificada?

La firma electrónica avanzada es uno de los tres tipos de firma más extendido. Esta firma presenta diferencias sustanciales con los otros dos tipos: la firma electrónica simple y la firma electrónica cualificada.

La principal diferencia con la firma electrónica simple reside en la identificación de la persona firmante. Este tipo de firma simple no tiene la obligación de crear un patrón de identificación del firmante, mientras que en la avanzada es un requisito indispensable.

En cuanto a su relación con la firma electrónica cualificada, ambas comparten todas las características y usos de la avanzada. El hecho diferencial radica en la creación de la firma. Se utiliza un dispositivo cualificado de firmas electrónicas para su creación. Un hardware específico y regulado por la legislación que debe tener el firmante para realizar la firma.

Seguridad y Privacidad con MyRubric

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4 | ¿Cuál es la normativa de la firma electrónica aplicable a MyRubric?

El proceso de firma electrónica de MyRubric sigue las normativas de la Unión Europea Reglamento eIDAS de la Unión Europea (UE No.910 / 2014), otorgando la validez necesaria para que sea legalmente vinculante.

5 | ¿Los documentos firmados electrónicamente con MyRubric son legalmente válidos?

Sí. MyRubric ofrece a los usuarios un sistema de firma biométrica, en categoría avanzada para poder garantizar a los usuarios un servicio seguro. Este tipo de firma permite identificar al firmante de forma única, suponiendo una garantía jurídica superior respecto a la firma simple, aunque ambas son válidas y legales en toda la UE, según el Reglamento eIDAS de la Unión Europea (UE No.910 / 2014).

Las características aplicables a la firma de MyRubric cumplen los siguientes requisitos expuestos por el artículo 26 del Reglamento 910/2014, en concreto:

  a | Estar vinculada al firmante de manera única.
  b | Permitir la identificación del firmante.
  c | Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
  d | Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Durante el proceso de firma se recopila información que permite identificar el dispositivo utilizado, así como la biometría de la firma (el trazo de la rúbrica), esta información se encripta mediante una clave asimétrica y se incrusta en el documento final. La clave de encriptación se custodia usando un servicio de custodia de claves de alta seguridad contratado a una empresa especializada.

Las comunicaciones entre los usuarios y la plataforma se realizan usando protocolos de comunicación seguros (SSL).

Adicionalmente, el documento se firma con un certificado electrónico y se aplica un sellado de tiempo (Timestamp) emitido por una autoridad certificada (TSA), que protege el documento ante posibles alteraciones y permite comprobar en el futuro la integridad de este.

MyRubric almacena una copia de los sellados de tiempo emitidos como una evidencia más del proceso de firma electrónica.

6 | ¿Qué es la evidencia electrónica o el documento probatorio (Audit Trail)?

MyRubric recopila información durante todo el proceso de firma y al finalizar genera un documento probatorio o Audit Trail con las evidencias electrónicas que incluyen:

  • El nombre de los firmantes del documento
  • El nombre del documento y el ID único del mismo
  • Los pasos seguidos para la firma del documento
  • La dirección de correo electrónica asociada a los firmantes
  • Para cada dispositivo involucrado en el proceso:
    · La geolocalización
    ·
    Dirección IP
    · User agent
    · 
    Browser fingerprint
    · Marca de tiempo

Todas estas evidencias electrónicas aportan validez legal al proceso y se emiten al cabo de unos segundos después que el último firmante del documento lo haya firmado.

7 | ¿Cómo aseguramos la integridad de los archivos firmados?

Para garantizar la integridad tanto de la firma electrónica avanzada como de las evidencias electrónicas recogidas durante el proceso de firma, se aplica un sello de tiempo oficial reconocido en la Unión Europea a través de una Autoridad de Sellado de Tiempo Oficial, que actúa como tercero de confianza para asegurar que todos datos existieron y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo.

La Autoridad de Sellado de Tiempo garantiza por tanto la integridad de las evidencias electrónicas, que la firma está vinculada únicamente al firmante y la evidencia documental proporciona información adicional sobre la firma (hora, correo electrónico, IP, número de teléfono, dirección, geolocalización, …).

8 | ¿Dónde está almacenado los documentos?

Todos los documentos se almacenan en contenedores encriptados e independientes para cada cliente en el Cloud de MyRubric, alojado en servidores de Microsoft Azure.

Nuestro proveedor de Cloud, cumple con los estándares de seguridad más exigentes: ISO 27001, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC3, FedRAMP, HITRUST, MTCS, IRAP, and ENS.

9 | ¿Cuánto tiempo se almacenan los documentos firmados?

La evidencia documental emitida, junto con todos los archivos adjuntos, se almacenan en nuestros servidores hasta 1 año después de finalizar la caducidad del pack de documentos contratados o la finalización de la suscripción.

Funcionalidades de MyRubric

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10 | ¿Cómo es el proceso de firma en MyRubric?

El modelo de firma establecido en MyRubric permite al usuario (emisor del documento) enviar a través de su plataforma un documento a una tercera persona (o más), mediante su dirección de correo electrónico, delimitando el espacio para que el destinatario incluya su firma biométrica. El proceso de firma sigue un orden secuencial para solicitar las firmas, el documento no pasa al siguiente firmante mientras no haya firmado el primero.

Una vez firmado el documento el firmante como el usuario emisor de MyRubric recibirán una copia del documento firmado, en donde quedará reflejada la firma realizada en el documento junto con documento probatorio o Audit Trail.

11 | ¿Puedo utilizar MyRubric en mi smartphone o tablet?

Si. Nuestra aplicación está basada en la web, es totalmente compatible con cualquier ordenador, portátil, PC o dispositivo móvil con conexión a Internet.

No es necesario instalar ningún software adicional para los emisores o los destinatarios de documentos para firmarlos electrónicamente.

12 | ¿Qué idiomas admite MyRubric?

MyRubric es una plataforma multidioma y ofrece la posibilidad de enviar y firmar documentos en castellano, catalán e inglés. Al crear un contacto tienes la opción de seleccionar el idioma preferido por cada destinatario en la comunicación y mensajes que recibirá durante el proceso de firma.

La propia aplicación MyRubric también está disponible en castellano, catalán e inglés y se puede definir a nivel de usuario.

13 | ¿Qué formatos de documento admite MyRubric para las firmas electrónicas?

Con MyRubric puedes subir documentos  de Microsoft Word, PDF, y OpenOffice o cualquier otro formato común desde el ordenador.

14 | ¿Hay límites para los firmantes de un documento?

No hay límites para los firmantes en un mismo documento.

15 | ¿Es necesario que todas las personas que firman un documento tengan una cuenta de MyRubric?

No, los destinatarios de tus documentos no necesitan una cuenta para firmar. Tus documentos se enviarán por correo electrónico desde noreply@myrubric.com y los destinatarios podrán revisar el documento, seleccionar una firma y completar el proceso de firma sin necesidad de tener una cuenta de con nosotros.

16 | ¿Cómo se firman los documentos con MyRubric?

Los destinatarios de un documento hacen clic en un enlace para abrir dicho documento en un dispositivo con conexión a Internet (como un teléfono móvil, tablet u ordenador). Las etiquetas e instrucciones guían al usuario por todo el proceso de firma. El destinatario hace clic en finalizar para guardar el documento firmado.

MyRubric automáticamente envía un correo con la copia del contrato cuando todos los destinatarios hayan firmado.

17 | ¿Cómo puedo conocer el estado de un documento enviado para firmar?

MyRubric incluye, en el interfaz de usuario, un panel de control que puedes utilizar para ver el estado de los documentos, incluido el punto del proceso de firma en el que se encuentra cada uno de ellos. También tienes a tu disposición os documentos probatorios (Audit Trial).

18 | ¿Cómo puedo acceder a los documentos una vez firmados?

Los documentos firmados están disponibles en la interfaz de usuario de MyRubric para el emisor de documentos y se pueden descargar cuantas veces se necesite. Todos los firmantes reciben por correo electrónico, al firmar el último firmante del documento, una copia del documento firmado. El remitente del documento también recibe el documento probatorio (Audit Trial).

19 | ¿Qué soporte al cliente ofrece MyRubric?

Nuestro personal de soporte se puede contactar de 9 a 21h de Lunes a Viernes:

Tarificación y condiciones de MyRubric

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20 | ¿Métodos de pago MyRubric?

El método de pago establecido en MyRubric es por tarjeta de crédito o débito (Visa, Mastercard, Maestro, American Express, Apple Pay, Google Pay).

El modelo actual de pago de MyRubric es de prepago, y en el formato de paquetes de envio de documentos.

Cada documento enviado a firmar se descuenta de la cuenta del cliente – emisor, independientemente del número de firmantes incluidos en el archivo.

21 | ¿Cuándo caducan los packs de documentos contratados?

Los packs de documentos contratados tienen una caducidad de 1 año desde la fecha de contratación.